ERP ve Excel Neden Artık Yeterli Değil? İleri Planlamada Teknoloji Dönüşümü

Birçok üretim işletmesi dijital dönüşüm yolculuğuna ERP yatırımıyla başlar.

Gerçekten de ERP sistemleri günümüz işletmeleri için vazgeçilmez kurumsal yönetim platformlarıdır.

Satın alma süreçlerinden muhasebeye, satış yönetiminden finansal raporlamaya kadar birçok kritik süreç ERP sistemleri üzerinde yönetilir.

Dolayısıyla APS ile ERP'yi rakip teknolojiler olarak görmek doğru değildir.

Tam tersine;

Başarılı APS projeleri, güçlü ERP sistemleri üzerine inşa edilir.

Peki o halde neden ERP kullanan işletmelerde hâlâ teslimat problemleri, kapasite sorunları ve sürekli değişen üretim planları görülmektedir?

Bunun cevabı, ERP ve APS'nin farklı amaçlar için geliştirilmiş sistemler olmasında yatmaktadır.

ERP'nin Görevi Nedir?

ERP (Enterprise Resource Planning), işletmenin kurumsal kaynaklarını planlamak ve yönetmek amacıyla geliştirilmiştir.

Tipik olarak ERP aşağıdaki süreçlerde oldukça başarılıdır:

• Satış siparişlerinin yönetimi
• Satın alma süreçleri
• Malzeme hareketleri
• Finans ve muhasebe
• Maliyet muhasebesi
• İnsan kaynakları
• Temel MRP çalışmaları
• Ana veri yönetimi
• Stok kayıtları
• Kurumsal raporlama

Başka bir ifadeyle ERP;

"İşletmede ne oldu?" sorusunun cevabını çok iyi verir.

Ancak üretim planlamasında ihtiyaç duyulan soru çoğu zaman farklıdır.

"Bundan sonra ne yapmalıyız?"

İşte APS tam olarak bu soruya odaklanır.

ERP'nin Planlama Yaklaşımındaki Doğal Sınırlar

ERP sistemleri üretim planlama yapabilir.

Ancak çoğu ERP çözümü, operasyonel detay çizelgeleme yerine daha çok kurumsal planlama yaklaşımıyla tasarlanmıştır.

Örneğin birçok ERP sistemi;

• teorik kapasiteyi esas alır,
• operasyon detaylarını sınırlı değerlendirir,
• alternatif senaryolar üretmez,
• gerçek zamanlı yeniden planlama yapmaz,
• karmaşık optimizasyon problemlerini çözmek için geliştirilmemiştir.

Bu durum ERP'nin eksik olduğu anlamına gelmez.

Sadece farklı bir problem çözdüğünü gösterir.

Excel Neden Hâlâ Kullanılıyor?

İlginç bir şekilde ERP kullanan işletmelerin önemli bir bölümünde üretim planlaması yine Excel üzerinde yürütülmektedir.

Bunun temel nedenleri şunlardır:

• Kullanıcıların esnek çalışmak istemesi
• ERP ekranlarının detay planlama için yeterli olmaması
• Alternatif senaryoların kolay oluşturulamaması
• Görsel planlama ihtiyacı
• Kullanıcı alışkanlıkları

Ancak zaman içinde Excel dosyaları büyür.

Yeni tablolar eklenir.

Makrolar yazılır.

Dosya farklı kişiler tarafından güncellenir.

Bir süre sonra tek bir Excel dosyası onlarca sekme, yüzlerce formül ve binlerce satırdan oluşan kritik bir operasyon aracına dönüşür.

Ve şu durum ortaya çıkar:

Hiç kimse dosyanın tamamını tam olarak anlayamaz hale gelir.

Excel'in Güçlü Yönleri

Doğru kullanıldığında Excel hâlâ çok değerli bir araçtır.

Örneğin;

• hızlı analizler,
• rapor hazırlama,
• ad-hoc çalışmalar,
• veri doğrulama,
• prototip oluşturma

gibi konularda son derece başarılıdır.

Dolayısıyla amaç Excel'i ortadan kaldırmak değildir.

Asıl amaç, Excel'i üretim planlama motoru olarak kullanmaktan vazgeçmektir.

Üretim Planlaması Artık Bir Hesap Tablosundan Daha Fazlası

Bugünün üretim ortamında planlama yapılırken aynı anda onlarca değişken dikkate alınmalıdır.

Örneğin;

• müşteri öncelikleri,
• teslim tarihleri,
• alternatif makineler,
• operasyon rotaları,
• setup süreleri,
• bakım takvimleri,
• operatör yetkinlikleri,
• malzeme uygunluğu,
• kalite kısıtları,
• vardiya düzeni,
• darboğaz kaynaklar.

Bu kadar çok değişkenin manuel olarak değerlendirilmesi hem zaman alır hem de hata riskini artırır.

APS sistemleri ise bu değişkenleri aynı planlama modeli içinde değerlendirerek uygulanabilir ve dengeli üretim planları oluşturur.

ERP + APS = Güçlü Dijital Planlama

Burada en önemli nokta şudur:

APS, ERP'nin yerine geçmez.

APS, ERP'nin değerini artırır.

İki sistem birlikte çalıştığında görev dağılımı netleşir.

ERP'nin Güçlü Olduğu Alanlar

APS'nin Güçlü Olduğu Alanlar

Sipariş yönetimi

Sonlu kapasite planlama

Satın alma

Detay çizelgeleme

Finans

Darboğaz optimizasyonu

Muhasebe

Senaryo analizi

Stok kayıtları

Gerçek zamanlı yeniden planlama

Ana veri

Çok amaçlı optimizasyon

Kurumsal raporlama

Termin simülasyonu

Bu yapı sayesinde her sistem kendi uzmanlık alanında çalışır ve işletme tek bir dijital ekosistem içinde yönetilir.

APS Gerçekte Ne Yapar?

APS yalnızca üretim sıralaması yapan bir yazılım değildir.

Modern APS çözümleri aynı anda şu soruların cevaplarını üretir:

• Bu siparişi bugün alabilir miyiz?
• Hangi makine en uygun?
• Alternatif rota kullanılabilir mi?
• Darboğaz ne zaman oluşacak?
• Fazla mesai gerekli mi?
• Termin tarihi güvenilir mi?
• Setup süreleri nasıl azaltılır?
• Aynı planın üç farklı senaryosu nasıl olur?

Bu nedenle APS, planlama departmanının kullandığı bir araç olmanın ötesinde; yöneticiler için karar destek sistemi haline gelir.

Mini Vaka Analizi

Bir ambalaj üreticisi, ERP sistemini uzun yıllardır başarıyla kullanıyordu. Buna rağmen üretim planı her gün Excel üzerinde yeniden düzenleniyor, teslim tarihleri sık sık revize ediliyordu.

Yapılan analizde ERP'nin sipariş ve stok yönetiminde güçlü olduğu; ancak sonlu kapasite planlama, alternatif rota değerlendirmesi ve detay çizelgeleme ihtiyaçlarının manuel yöntemlerle karşılanmaya çalışıldığı görüldü.

APS devreye alındıktan sonra ERP ana veri ve işlem yönetimindeki rolünü sürdürürken, detay planlama ve optimizasyon APS tarafından yönetilmeye başlandı. Böylece plan revizyon süreleri kısaldı ve üretim planlarının uygulanabilirliği arttı.

Not: Bu örnek, farklı sektörlerde edinilen proje deneyimlerinden anonimleştirilmiş ve genelleştirilmiş bir senaryodur.

Algoritma 360 Uzman Yorumu

Sahada en sık duyduğumuz cümlelerden biri şudur:

"Bizde zaten ERP var."

Bizim cevabımız ise her zaman aynıdır:

"Harika. Güçlü bir ERP, başarılı bir APS projesi için en önemli başlangıç noktalarından biridir."

APS'nin amacı ERP'yi değiştirmek değil; ERP'den aldığı verileri kullanarak daha akıllı, daha hızlı ve daha uygulanabilir planlar oluşturmaktır.

Düşünmeye Değer

Şirketinizde aşağıdaki durumlar yaşanıyorsa kendinize şu soruyu sorun:

• ERP kullanmanıza rağmen üretim planı Excel'de mi hazırlanıyor?
• Sipariş geldiğinde termin tarihi hesaplamak zaman alıyor mu?
• Planlama ekibi her gün aynı planı yeniden düzenliyor mu?
• Makine kapasitesi gerçekçi hesaplanabiliyor mu?
• Acil siparişler tüm üretim planını bozuyor mu?

Bu soruların çoğuna "Evet" diyorsanız, sorun büyük olasılıkla ERP'niz değil; detay planlama ve optimizasyon yeteneğinizdir.